🔒 Kebijakan Privasi Sistem Akademik

Kami di Institut Az Zuhra berkomitmen untuk melindungi privasi dan keamanan data pribadi seluruh pengguna Sistem Akademik, termasuk mahasiswa, dosen, dan tenaga kependidikan. Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana kami mengumpulkan, menggunakan, mengungkapkan, melindungi, dan memproses informasi pribadi Anda sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, termasuk Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) Nomor 27 Tahun 2022.

1. Definisi dan Ruang Lingkup

Data Pribadi adalah setiap data tentang seseorang baik yang teridentifikasi dan/atau dapat diidentifikasi secara tersendiri atau dikombinasi dengan informasi lainnya baik secara langsung maupun tidak langsung melalui Sistem Akademik. Kebijakan ini berlaku untuk semua layanan dalam Sistem Akademik, termasuk portal mahasiswa, e-learning, sistem informasi akademik, dan aplikasi mobile resmi yang dikelola oleh universitas.

2. Jenis Data Pribadi yang Dikumpulkan

Kami mengumpulkan data pribadi yang Anda berikan secara langsung maupun yang kami peroleh secara otomatis saat Anda menggunakan Sistem Akademik.

Untuk dosen, kami juga mengumpulkan data tambahan seperti NIDN/NIDK, golongan kepangkatan, bidang keahlian, dan riwayat penelitian/pengabdian.

3. Tujuan Pengumpulan dan Penggunaan Data

Data pribadi Anda kami gunakan untuk tujuan-tujuan berikut:

• Penyelenggaraan Akademik: Registrasi, pengisian KRS, penjadwalan, perkuliahan, ujian, penilaian, dan yudisium.
• Administrasi dan Keuangan: Proses pembayaran UKT/SPP, pencairan beasiswa, dan pelaporan keuangan internal.
• Komunikasi: Pengiriman informasi akademik, pengumuman resmi, dan notifikasi penting melalui email atau SMS.
• Peningkatan Layanan: Analisis penggunaan sistem untuk perbaikan fitur, keamanan, dan pengalaman pengguna.
• Kepatuhan Hukum: Pemenuhan kewajiban pelaporan kepada Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi serta institusi lain yang berwenang.

4. Dasar Hukum Pemrosesan Data

Kami memproses data pribadi Anda berdasarkan dasar hukum berikut:

• Kebutuhan untuk melaksanakan kontrak (perjanjian pendidikan) antara mahasiswa/dosen dengan universitas.
• Kepatuhan terhadap kewajiban hukum yang berlaku (pelaporan PDDikti, akreditasi, dll).
• Kepentingan sah (legitimate interest) universitas untuk menjalankan fungsi pendidikan dan penelitian.
• Persetujuan (konsen) yang Anda berikan untuk tujuan tertentu, seperti publikasi karya ilmiah atau penggunaan data untuk penelitian internal.

5. Penyimpanan dan Keamanan Data

6. Hak Anda atas Data Pribadi

Sesuai dengan UU Pelindungan Data Pribadi, Anda memiliki hak-hak berikut:

• Hak akses: Memperoleh salinan data pribadi yang kami simpan.
• Hak perbaikan: Meminta perbaikan data yang tidak akurat atau tidak lengkap.
• Hak penghapusan: Meminta penghapusan data, dengan catatan tidak bertentangan dengan kewajiban hukum penyimpanan.
• Hak pembatasan: Meminta pembatasan pemrosesan data dalam kondisi tertentu.
• Hak portabilitas: Menerima data dalam format terstruktur yang umum digunakan.
• Hak keberatan: Keberatan terhadap pemrosesan data untuk kepentingan pemasaran atau penelitian.

Untuk menggunakan hak-hak tersebut, silakan ajukan permohonan tertulis melalui helpdesk atau unit yang tercantum di bagian kontak.

7. Pengungkapan Data kepada Pihak Ketiga

Kami tidak akan menjual, menyewakan, atau memperdagangkan data pribadi Anda. Namun, kami dapat membagikan data dalam situasi berikut:

• Kementerian dan Lembaga Pemerintah: Pelaporan PDDikti, LLDIKTI, Kemenristekdikti, dan lembaga akreditasi (BAN-PT, LAM).
• Penyedia Layanan (Vendor): Vendor sistem informasi, penyedia cloud, dan konsultan teknis yang terikat kontrak kerahasiaan.
• Kepatuhan Hukum: Jika diwajibkan oleh hukum, perintah pengadilan, atau untuk menegakkan hak hukum universitas.

8. Penggunaan Cookie dan Teknologi Serupa

Sistem Akademik menggunakan cookie untuk meningkatkan pengalaman pengguna, menyimpan preferensi, dan menganalisis lalu lintas. Cookie yang kami gunakan antara lain:

• Cookie sesi (session cookie): Digunakan untuk menjaga login Anda selama menggunakan sistem.
• Cookie fungsional: Menyimpan pengaturan tampilan dan bahasa.
• Cookie analitik: Membantu kami memahami fitur mana yang paling sering digunakan (dalam bentuk agregat anonim).

Anda dapat mengatur preferensi cookie melalui pengaturan peramban, namun menonaktifkan cookie dapat memengaruhi fungsionalitas sistem.

9. Privasi Anak di Bawah Umur

Sistem Akademik ditujukan untuk mahasiswa yang umumnya berusia di atas 17 tahun. Jika terdapat calon mahasiswa di bawah umur yang mendaftar, kami hanya memproses data dengan persetujuan orang tua atau wali yang sah, dan data tersebut akan diperlakukan dengan standar perlindungan yang sama.

10. Perubahan Kebijakan Privasi

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu. Jika perubahan bersifat material, kami akan memberitahukan melalui portal akademik atau surel resmi. Versi terbaru akan selalu tersedia di halaman ini dengan tanggal revisi yang diperbarui.

📬 Kontak dan Pengaduan

Jika Anda memiliki pertanyaan, keluhan, atau ingin menggunakan hak Anda atas data pribadi, silakan hubungi Petugas Perlindungan Data (Data Protection Officer) kami melalui:

• 📧 Helpdesk Mahasiswa & Dosen: info@institutazzuhra.ac.id
• 📞 Telepon: 08116999933 (Senin–Jumat pukul 08.00–16.00 WIB)
• 📮 Surat: Jl. Melati No.16, RT 001/ RW 006, Kelurahan Binawidya, Kec. Binawidya, Kota Pekanbaru, Riau

Kami akan merespons setiap permintaan atau keluhan dalam waktu paling lambat 3x24 jam dan menyelesaikannya sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.